Compliance
Fragen & Antworten zum
Hinweisgebersystem von The Ring Nutrition Limited
The
Ring Nutrition Limited legt Wert auf gesetzeskonformes, verantwortungsbewusstes
und integres Handeln.
Unser
Hinweisgebersystem ermöglicht es Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Lieferanten
und sonstigen Personen, Hinweise auf mögliche Gesetzesverstöße,
Compliance-Verstöße oder sonstiges schwerwiegendes Fehlverhalten im
Zusammenhang mit The Ring Nutrition Limited vertraulich mitzuteilen.
Was ist unser Hinweisgebersystem?
Das
Hinweisgebersystem dient dazu, mögliche Verstöße gegen gesetzliche
Vorschriften, interne Regeln sowie sonstiges schwerwiegendes Fehlverhalten
frühzeitig zu erkennen und angemessen zu untersuchen.
Hinweise
werden von The Ring Nutrition Limited vertraulich behandelt und nur den
Personen zugänglich gemacht, die für die Prüfung und Bearbeitung des jeweiligen
Sachverhalts erforderlich sind.
Das
Hinweisgebersystem soll dazu beitragen,
- rechtswidriges
Verhalten frühzeitig zu erkennen, - Risiken
für Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner zu reduzieren, - Produktsicherheit
sicherzustellen, - verantwortungsvolle
Geschäftspraktiken zu fördern, - sowie
mögliche Verstöße angemessen aufzuklären.
Wer kann sich an das
Hinweisgebersystem wenden?
Grundsätzlich
können sich alle Personen an unser Hinweisgebersystem wenden, die Informationen
über mögliche Verstöße oder schwerwiegende Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang
mit The Ring Nutrition Limited besitzen.
Hierzu
können insbesondere gehören:
- aktuelle
und ehemalige Mitarbeiter, - Bewerber,
- freie
Mitarbeiter, - Geschäftspartner,
- Lieferanten,
- Dienstleister,
- Vertragspartner,
- Anteilseigner,
- Kunden,
- sowie
sonstige Personen, die im beruflichen oder geschäftlichen Kontext
Informationen über einen möglichen Verstoß erhalten haben.
Zu welchen Themen können Hinweise
abgegeben werden?
Das
Hinweisgebersystem steht insbesondere für Hinweise auf mögliche Gesetzes-,
Regel- und Compliance-Verstöße zur Verfügung.
Dies
können beispielsweise folgende Sachverhalte sein:
- Korruption
oder Bestechung - Geldwäsche
oder Terrorismusfinanzierung - Betrug
oder sonstige Vermögensdelikte - Verstöße
gegen Export- oder Sanktionsvorschriften - wettbewerbswidriges
Verhalten - Kartellrechtsverstöße
- Produktsicherheitsverstöße
- Verstöße
gegen Lebensmittel- oder Produktsicherheitsvorschriften - falsche
oder irreführende Produktinformationen - Datenschutz-
und Informationssicherheitsverstöße - Diskriminierung
oder Belästigung - erhebliche
Verstöße gegen Arbeits- und Gesundheitsschutz - Umweltverstöße
- Verstöße
innerhalb der Lieferkette - Menschenrechtsverletzungen
- erhebliche
Verstöße gegen interne Richtlinien - Verstöße
gegen anwendbares europäisches oder nationales Recht - Verschleierung
oder Vernichtung von Informationen im Zusammenhang mit einem möglichen
Verstoß.
Die
Aufzählung ist nicht abschließend.
Wofür ist das Hinweisgebersystem
nicht gedacht?
Das
Hinweisgebersystem ist grundsätzlich nicht für gewöhnliche
Kundenserviceanfragen oder operative Beschwerden vorgesehen.
Dazu
gehören beispielsweise:
- Fragen zu
Bestellungen, - Lieferstatus,
- Retouren,
- Widerruf,
- Zahlungen,
- Gutscheinen,
- Produktanwendungen,
- allgemeinen
Reklamationen.
Für
solche Anliegen wenden Sie sich bitte an unseren regulären Kundenservice unter:
E-Mail: info@thering-nutrition.com
Telefon: +49 176 31503557
Handelt
es sich bei einer zunächst als Kundenbeschwerde eingereichten Meldung
tatsächlich um einen möglichen schwerwiegenden Gesetzes- oder
Compliance-Verstoß, kann diese entsprechend als Compliance-Hinweis behandelt
werden.
Wie können Hinweise abgegeben
werden?
Hinweise
können direkt und vertraulich an The Ring Nutrition Limited übermittelt werden.
Per E-Mail
Bitte
verwenden Sie nach Möglichkeit den Betreff:
„Vertraulicher
Compliance-Hinweis“
Postalisch
The
Ring Nutrition Limited
Grangegorman Court, Apartment 2C
Grangegorman Lower
Dublin 7, D07 PW9N
Irland
Bitte
kennzeichnen Sie den Umschlag nach Möglichkeit mit:
„Vertraulich
– Compliance“
Telefonisch
+49
176 31503557
Auf
Wunsch kann auch ein persönliches Gespräch vereinbart werden.
Hinweise
können grundsätzlich in deutscher oder englischer Sprache abgegeben werden.
Können Hinweise anonym abgegeben
werden?
Hinweise
können grundsätzlich auch ohne Angabe Ihrer Identität abgegeben werden.
Bitte
beachten Sie jedoch, dass eine Untersuchung bei vollständig anonymen Hinweisen
erschwert sein kann, insbesondere wenn für die Sachverhaltsaufklärung
Rückfragen erforderlich sind.
Wenn
Sie Ihre Identität mitteilen, behandeln wir diese Informationen vertraulich.
Personenbezogene
Informationen werden nur an diejenigen Personen weitergegeben, die diese
Informationen für die Bearbeitung des Hinweises benötigen oder wenn eine
Weitergabe aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.
Wie wird die Vertraulichkeit
gewährleistet?
Der
Schutz der meldenden Person und die vertrauliche Behandlung von Hinweisen haben
für The Ring Nutrition Limited hohe Priorität.
Informationen
über
- die
Identität der hinweisgebenden Person, - Personen,
die Gegenstand einer Meldung sind, - sowie den
Inhalt der Meldung
werden
grundsätzlich nur denjenigen Personen zugänglich gemacht, die für die
Bearbeitung und Untersuchung des Sachverhalts erforderlich sind.
Personenbezogene
Daten werden entsprechend den geltenden Datenschutzvorschriften verarbeitet.
Eine
Offenlegung der Identität einer hinweisgebenden Person erfolgt nur, soweit dies
gesetzlich zulässig beziehungsweise erforderlich ist.
Was passiert mit einem abgegebenen
Hinweis?
Jeder
eingehende Compliance-Hinweis wird grundsätzlich nach einem strukturierten
Verfahren behandelt.
1. Eingang des Hinweises
Der
Eingang des Hinweises wird dokumentiert.
Sofern
Kontaktdaten vorliegen und keine besonderen Gründe dagegensprechen, erhält die
hinweisgebende Person grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen eine
Bestätigung über den Eingang der Meldung.
2. Erste Prüfung
Der
Hinweis wird zunächst darauf geprüft,
- welcher
Sachverhalt gemeldet wurde, - ob der
Sachverhalt in den Anwendungsbereich des Hinweisgebersystems fällt, - ob
ausreichende Informationen vorliegen, - und ob
der geschilderte Sachverhalt plausibel erscheint.
Falls
weitere Informationen erforderlich sind und eine Kontaktmöglichkeit besteht,
können Rückfragen an die hinweisgebende Person gestellt werden.
3. Sachverhaltsaufklärung
Bestehen
ausreichende Anhaltspunkte für einen relevanten Verstoß, wird der Sachverhalt
weiter untersucht.
Dabei
können je nach Einzelfall beispielsweise
- Unterlagen
geprüft, - interne
Prozesse untersucht, - beteiligte
Personen angehört, - Lieferanten
oder Geschäftspartner einbezogen, - oder
weitere Informationen eingeholt werden.
Die
Untersuchung erfolgt unter Wahrung der Vertraulichkeit sowie der Rechte aller
beteiligten Personen.
Auch
für Personen, gegen die sich ein Hinweis richtet, gilt grundsätzlich die
Unschuldsvermutung beziehungsweise eine objektive und unvoreingenommene Prüfung
des Sachverhalts.
4. Bewertung
Nach
Abschluss der Untersuchung wird bewertet, ob tatsächlich ein Fehlverhalten, ein
Gesetzesverstoß oder ein sonstiges relevantes Risiko vorliegt.
Kann
der gemeldete Sachverhalt nicht bestätigt werden, wird die Untersuchung
beendet.
5. Maßnahmen
Wird
ein Verstoß oder relevantes Risiko festgestellt, können angemessene Maßnahmen
eingeleitet werden.
Hierzu
können insbesondere gehören:
- Korrektur
interner Prozesse, - Anpassung
von Richtlinien, - zusätzliche
Kontrollen, - Schulungsmaßnahmen,
- Maßnahmen
gegenüber Lieferanten oder Geschäftspartnern, - arbeitsrechtliche
Maßnahmen, - Verbesserung
von Produktsicherheitsmaßnahmen, - Meldungen
an zuständige Behörden, - oder
weitere rechtlich erforderliche Schritte.
Welche
Maßnahmen ergriffen werden, hängt vom jeweiligen Einzelfall ab.
6. Rückmeldung
Soweit
rechtlich zulässig und eine Kontaktmöglichkeit besteht, erhält die
hinweisgebende Person grundsätzlich spätestens innerhalb von drei
Monaten nach der Eingangsbestätigung eine Rückmeldung über geplante
oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen.
Eine
Rückmeldung erfolgt nur insoweit, wie dadurch
- laufende
Untersuchungen, - gesetzliche
Verpflichtungen, - Geschäftsgeheimnisse,
- Datenschutzrechte,
- oder
Rechte anderer betroffener Personen
nicht
beeinträchtigt werden.
Werden Hinweisgeber vor
Benachteiligungen geschützt?
Personen,
die nach bestem Wissen und Gewissen einen Hinweis auf einen möglichen Verstoß
abgeben, sollen wegen ihrer Meldung keine Benachteiligung erfahren.
The
Ring Nutrition Limited duldet insbesondere keine
- Einschüchterung,
- Drohung,
- Diskriminierung,
- Belästigung,
- berufliche
Benachteiligung, - Kündigung
oder Herabstufung aufgrund einer zulässigen Meldung, - sonstigen
Repressalien,
gegenüber
Personen, die in gutem Glauben einen Hinweis abgegeben haben.
Gesetzlich
bestehende Schutzrechte für Hinweisgeber bleiben unberührt.
Was passiert, wenn sich ein Hinweis
nachträglich als falsch herausstellt?
Entscheidend
ist, dass die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung vernünftigerweise
davon ausgehen durfte, dass die gemeldeten Informationen zutreffend sein
könnten.
Stellt
sich nach der Untersuchung heraus, dass der Verdacht nicht bestätigt werden
kann, entstehen der hinweisgebenden Person allein deshalb grundsätzlich keine
Nachteile.
Nicht
jede Meldung muss sich im Nachhinein als richtig herausstellen.
Was gilt bei bewusst falschen
Meldungen?
Das
Hinweisgebersystem darf nicht für bewusst falsche oder missbräuchliche
Meldungen verwendet werden.
Wer
wissentlich falsche Tatsachen behauptet, andere Personen vorsätzlich falsch
beschuldigt oder das Hinweisgebersystem gezielt missbraucht, kann dadurch
selbst gegen gesetzliche oder vertragliche Pflichten verstoßen.
The
Ring Nutrition Limited behält sich in solchen Fällen angemessene rechtliche
Maßnahmen vor.
Was geschieht, wenn die
hinweisgebende Person selbst beteiligt ist?
Auch
Personen, die selbst in einen gemeldeten Sachverhalt involviert sind, können
einen Hinweis abgeben.
Eine
Mitwirkung an der Aufklärung kann bei der Bewertung des jeweiligen Einzelfalls
berücksichtigt werden, soweit dies rechtlich zulässig ist.
Die
Abgabe eines Hinweises führt jedoch nicht automatisch zu einer Befreiung von
einer möglichen eigenen Verantwortlichkeit.
Wie werden personenbezogene Daten
behandelt?
Personenbezogene
Daten, die im Rahmen eines Hinweises verarbeitet werden, werden ausschließlich
im Rahmen der geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet.
Die
Datenverarbeitung kann insbesondere erforderlich sein zur
- Entgegennahme
eines Hinweises, - Prüfung
des gemeldeten Sachverhalts, - Durchführung
interner Untersuchungen, - Erfüllung
gesetzlicher Verpflichtungen, - Durchsetzung
oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Nicht
erforderliche personenbezogene Daten werden nicht länger gespeichert, als dies
für die Bearbeitung des Hinweises oder aufgrund gesetzlicher Pflichten
notwendig ist.
Weitere
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten finden Sie in unserer
Datenschutzerklärung.
Entstehen durch die Abgabe eines
Hinweises Kosten?
Nein.
Für
die Abgabe und interne Bearbeitung eines Hinweises durch The Ring Nutrition
Limited entstehen der hinweisgebenden Person keine Kosten.
Können Hinweise auch extern
gemeldet werden?
Abhängig
vom Sachverhalt können gesetzlich vorgesehene externe Meldewege zu Behörden
oder sonstigen zuständigen Stellen bestehen.
Das
interne Hinweisgebersystem von The Ring Nutrition Limited schränkt gesetzliche
Rechte zur Nutzung externer Meldestellen nicht ein.
Insbesondere
bleiben die Rechte einer hinweisgebenden Person nach den jeweils anwendbaren
Vorschriften zum Schutz von Hinweisgebern unberührt.
Kontakt
The
Ring Nutrition Limited
Company Registration Number: 688510
Grangegorman
Court, Apartment 2C
Grangegorman Lower
Dublin 7, D07 PW9N
Irland
Director: Rainer
Brändlein
Compliance-Hinweise:
info@thering-nutrition.com
Telefon:
+49 176 31503557